Administratiewe pos Kontrak

AANSTELLING AS KOMMUNIKASIEBEAMPTE

NG KERK WORCESTER VALLEI

ADMINISTRATIEWE BESTUUR VAN KERKKANTOOR

EN GEMEENTE AKTIWITEITE

 POSBESKRYWING: KANTOOR EN KOMMUNIKASIEBEAMPTE

 DOEL VAN DIE POS:

Effektiewe administratiewe ondersteuning aan die predikante, bedienings en gemeente aktiwiteite te lewer. Moet ook toesien tot effektiewe kommunikasie en bemarking van Gemeente Aktiwiteite.

 

RAPPORTERING:

Die pos rapporteer aan die Personeel en Diensverhouding bediening.

SLEUTEL PRESTASIE AREAS:

Waar dit nie in die onderstaande sleutel prestasie areas uiteengesit word nie, sluit die sleutel prestasie areas verbonde aan die pos ook die normale  algemene kantoor administratiewe funksies in van toepassing op Kantoor en Kommunikasiebeampte.

 

  1. ADMINISTRASIE:

*  Opstel van  kerkraadvergadering agendas in samewerking met voorsitter van kerkraad, predikante en bediening voorsitters en verspreiding daarvan;

*  Tref reëlings vir die inrigting en voorbereiding van vergaderingslokale

*   Kontroleer korrektheid van vergadering dokumente en notules in samewerking met voorsitter van kerkraad.

*   Implementeer kerkraad beleidsaangeleenthede

*   Hanteer algemene gemeente navrae, sowel as telefoniese navrae;

*   Instandhouding en opdatering van registers (doop, lidmaat, gedenkmuur, ens.)

*   Instandhouding en implementering van die kerkkantoor se argiewe/dokumentasie bewaringstelsel

*   Die liassering en bewaring van alle fakture van items wat deur die kerk aangekoop word, sodat dit jaarliks aan die ouditeure verskaf kan word;

* Gee aandag aan alle inkomende/uitgaande korrespondensie, van welke aard ook al, waar nodig ‘n oorleg met die voorsitter van die kerkraad en bediening voorsitters

*   Koördineer verspreiding, verleen hulp en direkte betrokkenheid by die samestelling van die gemeente jaarprogram/kalender, weeklikse afkondigings, nuus- en omsendbriewe. Weeklikse opdatering van die kerk se Facebookblad sowel webruimte en die hantering van die kerk se whatsapp boodskappe.

*   Kommunikeer amptelike kantoor sluitings met leraars, kerkraadslede, bedienings en gemeente. Die verlof van leraars moet egter aan die onderskeie leraars kommunikeer word.

*   Koördineer en kontroleer, inligtingstalletjie, literatuur en ander inligtingstukke in voortportale en op kennisgewingsborde.

 

  1. FINANSIES

* Verleen hulp tydens die jaarlikse begrotingsproses aan die Finansiële Bediening en ander bediening deur die beskikbaarstelling van inligting, bestedingstendense, sinodale begrotingsriglyne, spesifieke finansiële verpligtinge, ens. Hierdie verpligting sal een dag per jaar beloop.

*   Verantwoordelik vir voorraad administrasie binne perke van begrotings-en ander voorskrifte (bestellings en aankope, alimentasie)

*   Daar moet te alle tye binne die kerkkantoor se begroting gebly word, daar moet ook derhalwe ‘n begroting opgestel word vir die kerkkantoor.

*   Verantwoordelik vir die bestuur van kleinkas, ontvang alle gelde, reik kwitansies uit, veilige bewaring en bank.

 

  1. FASILITIETE

Administreer die gebruik en verhuring van die kerkgebou, saal en ander     lokale (begrafnisse, troues, private funksies, ens) ooreenkomstig neergelegde voorskrifte en prosedures.

 

*   Tref reëlings met koster en of verantwoordelike persone vir oop- en toesluit van bogemelde fasiliteite, inrigting en voorbereiding daarvan (insluitend musiekbegeleiding/klank en verversings, waar nodig).

Koördineer die instandhouding en algemene netheid  van die kerkgeboue, pastorie op kerkgronde, saal ander lokale en gronde (insluitend tuine en toerusting/ gereedskap) in oorleg met die Eiendomskommissie.

Adminstrateur sekuriteitsdiense en reël vir gewapende reaksie om uit    tekom indien alarms afgaan

 

  1. PERSONEEL (LERAARS UITGESLUIT)

*  Implementeer die kerkraad se personeelbeleid en doen verantwoording aan  die Personeel en Diensverhoudinge Bediening

* Doen aanbevelings en lewer insette aan die Personeel en Diensverhoudinge Bediening met betrekking tot personeel aangeleenthede soos vulling/afskaffing van poste, dissiplinêre aksies, prestasie standaarde, opleiding- en ontwikkeling, posvereistes.

*   Volle toesighouding oor personeel (insluitend tydelike / ad hoc kantoorwerkers), gee opdragte, verifiëer en verseker nakoming en toepaslike prestasie standaarde, goedkeuring van verlof, hanteer griewe, klagtes en algemene probleme.

*   Opstel en implementeer stelsels en werksprogram vir terrein personeel, sowel as vasstelling van die terrein werkers se behoeftes.

*  Tref toepaslike reëlings in verband met aflospersoneel.

*   Bevorder goeie arbeidsverhoudinge

 

  1. ADMINISTRATIEWE ONDERSTEUNING AAN PREDIKANTE, BEDIENING EN GEMEENTE AKTIWITEITE

 

  • Tree in die algemeen koördinerend op om onderlinge skakeling en samewerking tussen die predikante, kerkraad, kerkraadslede, bedienings en gemeente te bewerkstellig ten opsigte van gemeente aktiwiteite ooreenkomstig spesifieke opdragte en voorskrifte van die leraarspan/kerkraad/bedienings, en ter bevordering van ‘n geïntegreerde bedieningstruktuur
  • Verrig en gee uitvoering aan ‘n verskeidenheid adminstratiewe take soos opgedra en bied ‘n ondersteuningsrol aan verskeie bedieninge en leraars.
  • Lig die leraarspan in oor gemeentelike behoeftes met betrekking tot pastorale versorging (siekte, nood en sterftes)
  • Woon die weeklikse leraarsbyeenkomste by om terugvoering te gee oor afgehandelde opdragte.
  • Verleen ondersteuning aan leraarspan/bediening met die uitvoering van gemeente/gemeenskapsprojekte
  • Verleen ondersteuning aan die Basaarbediening.
  • Kommunikeer op ‘n deurlopende basis met die leraarspan en bedienings oor relevante bedieningsaangeleenthede.

PLIGTE: KANTOOR/KOMMUNIKASIEBEAMPTE

  1. FINANSIES

1.1      Kontrolering van kollektes en dankoffers

1.2      Uitskryf van kwitansies

1.3      Ontvang en bank van geld

1.4      Trek kleinkas soos nodig, hou rekord van aankope

1.5      Hou rekord van aftrekorders

1.6       Hanteer kontantoorplasings van een rekening na ander, in oorlegging met finansbediening.

1.7       Vereffening van rekeninge, maandbetalings en salarisse in oorlegging met finansbediening.

1.8       Oorbetaling van Sinodale kollektes

1.9       Finansiële rekenaar program (Pastel) word gebruik.

1.10    Dankfeesbasaar: sorg vir kleingeld, basaarlyste tel en bank van kerkgeld

1.11    Dankofferkoeverte: oop maak, tel en uitskryf van kwitansie vir elke koevert

1.12.   Lofoffermaand: spesiale koeverte word uitgegee, oopgemaak, geld getel en gebank.

1.13    Hou konsistorieboek op datum.

 

2          REGISTERS

2.1      Inskrywing in doop en lidmaatregister (Op Winkerk en in register)

2.2      Aanvra van doop en lidmaatsertifikate

2.3       Afskrifte van doop en lidmaatregisters word aan einde van elke boekjaar gedoen en aan die Argief deurgestuur.

2.4       Verlof-Leraars, Amptenare en Arbeiders word op datum gehou.

2.5       Saalverhuring.

3.  VERGADERINGS

3.1       Afneem en tik van notules by Kerkraad en Dagbestuurvergaderings.

3.2       Uitvoering van opdragte van Kerkraad.

3.3       Hou notuleboek op datum

3.4       Oop en toesluit van saal vir vergaderings waarby kommunikasie & kantoorbeampte betrokke is.

4. ALGEMEEN

4.1       Druk bloklyste en hou op datum.

4.2       Stel deurdienslyste op.

4.3       Hanteer en liasseer alle korrespondensie.

4.4       Algemene tikwerk: opstel van uitnodigings, kaartjies, ens

4.5       Verantwoordelik vir weeklikse afkondigings

4.6       Jaarprogram/ Kalender opstel

4.7       Verantwoordelik vir nuusbrief, sowel as alle elektroniese media insluitende webruimte, facebook, whatsapp boodskappe ens.

4.8       Be-antwoord telefoon, gee aandag aan navrae en handel af.

4.9       Algemene afrolwerk word gedoen.

4.10    Bestel voorraad skryfbehoeftes vir kantoor.

4.11    Reël dat kantoormasjiene gediens word wanneer nodig.

4.12    Algemende skakeling met lidmate en ander Kerkantore